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怎样录入软件的基础资料

在进行系统初始数据建立之前,为了您以后能够更方便的管理您的商品。您必须先对商品进行分类,然后再编写“库存商品”、“往来单位”、“员工信息”、“仓库信息”、“部门信息”等基本信息。例如:可以先建立商品的目录,而不论仓库是否有库存,此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”,不必像手工账一样重复地抄写。  
录单时,有时会出现录入的信息在“基本信息”里没有,为提高录单销售管理软件的速度,可直接在弹出的菜单中添加新的信息(如图2.1.1),而不用返回到“基本信息”菜单中添加。
 
                                   图2.1.1
◆ 部分基本信息分级编码
基本信息中,“部门信息”、“分类资料”、“地区资料”采用分级编码,每级2位,最多5级,一级编码2位,二级编码4位,以此类推五级编码为10位。如:“地区资料”编码如图2.1.2
 
                                图2.1.2
编码(一级)01: 定义名称为华北地区;
编码(一级)02: 定义名称为华南地区;
编码(一级)03: 定义名称为华中地区;
编码(一级)04: 定义名称为华西地区;
编码(一级)05: 定义名称为华东地区;
编码(一级)06: 定义名称为东北地区;
编码(一级)07: 定义名称为西北地区
◆ 基本信息的删除
   基本信息的删除有一定限制。如果基本信息的编码被期初数据或者某类单据引用,那么该编码只能修改不能删除。
◆ 商品信息、往来单位必须选择分类
◆ 商品分类和往来分类指某类商品的统称而非实指的商品
◆库存商品的基本信息中,不能有两个商品编码完全相同。系统以商品编码确定一个具体的商品。对于使用进销存软件来说,商品条码也不允许相同。